La méthode 5S est un outil remarquable de Lean Management créé aux Etats Unis pendant la seconde guerre mondiale et exploité avec succès au Japon dans les années 1980 par l’entreprise Toyota. Depuis, cette démarche continue de gagner en popularité dans le monde entier dans les petites et grandes entreprises.
La méthode tire son nom de la première lettre des 5 mots japonais qui la compose (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke), par conséquent, les traductions françaises peuvent varier :
• Trier – Conserver uniquement le nécessaire.
• Ranger – Attribuer une place pour chaque outil ou élément.
• Nettoyer – Nettoyer régulièrement le poste de travail.
• Standardiser – Définir le standard à atteindre
• Respecter – Maintenir dans le long terme.
Mais pourquoi la méthode des 5S est-elle si populaire ?
Outre sa simplicité, elle offre plusieurs avantages clés qui s’appliquent à la plupart des types d’organisation :
• Efficacité – La réorganisation de votre environnement de travail et le désencombrement permettent d’augmenter votre productivité. Vous ne perdez plus de temps à chercher vos outils ou vos dossiers.
• Sécurité – La méthode 5S permet d’offrir aux employés un environnement de travail sécuritaire et de réduire les accidents au travail notamment grâce à la délimitation visuelle des zones à risques.
• Utilisation de l’espace – Dans le milieu industriel, l’espace est une préoccupation majeure. La méthode 5S permet de repenser et d’améliorer l’utilisation de votre espace de travail et de stockage.
• Qualité de la production – Pour les fabricants en particulier, l’amélioration des normes en usine a un impact positif sur le produit fini. Les défauts de produit et les accidents deviennent moins fréquents lorsque les choses sont bien gérées.
• Satisfaction de la clientèle – L’amélioration de l’ensemble du processus de production et de l’environnement de travail de tous vos employés a tendance à apparaître dans le produit final et donc à satisfaire les clients.
Comment mettre en place la méthode des 5S ?
La bonne nouvelle est que cette méthode est extrêmement flexible. Vous devez suivre les cinq étapes dans l’ordre si vous voulez obtenir les meilleurs résultats, mais cela ne nécessite pas beaucoup d’investissement. Ce qui compte avant tout, c’est le temps, jusqu’à ce que la méthode devienne une seconde nature pour vous et le reste de votre équipe.
Avant de suivre un plan d’action, il est nécessaire de définir vos objectifs et de vous constituer une équipe afin de pouvoir obtenir de meilleurs résultats.
1. Trier : La première étape consiste à trier simplement, avec discernement, chaque élément de votre environnement de travail, y compris les équipements, les machines, les matériaux, les câbles, les outils, la papeterie, etc.
L’objectif étant de conserver uniquement ce qui est essentiel à votre productivité.
Préparer au préalable votre espace de tri afin de pouvoir accueillir ces trois groupes d’éléments : à conserver, à supprimer et à vérifier. La troisième catégorie est réservée aux éléments dont vous n’êtes pas certains. Vous souhaitez peut être obtenir l’avis de vos collègues ou confirmer leur utilité dans le temps, par exemple si vous cet outil n’a pas été utilisé dans le mois il n’est peut-être pas utile de le conserver.
Ce dont vous n’avez pas besoin peut être dans ce cas recyclé ou supprimé.
2. Ranger – Après avoir éliminé les éléments inutiles, ce qui reste doit être soigneusement organisé. C’est le moment de repenser votre espace de travail. Les objets doivent être stockés dans des emplacements logiques et faciles d’accès selon leur fréquence d’utilisation. Par exemple, un outil que vous utilisez quotidiennement doit être le plus accessible possible et à proximité de votre poste de travail.
Vous pouvez organiser vos documents administratifs par ordre alphabétique et étiqueter vos dossiers afin de les trouver plus rapidement.
Si vous travaillez dans le service maintenance et réparation, vos outils du quotidien peuvent être pendus au mur avec leur emplacement délimité et étiqueté. Ceux dont vous vous servez moins peuvent être rangé dans des boites sur des étagères.
Chaque chose a sa place. Il est important de définir l’emplacement de vos outils et matériels afin de garantir qu’ils seront remis à leur place à la fin de la journée.
Il en va de même pour le flux de personnes et de véhicules. Il est important de bien délimiter vos voies piétonnes dans un entrepôt ou dans une usine afin de réduire les risques d’accidents.
3. Nettoyer – Un nettoyage approfondi et régulier constitue l’étape suivante, car les zones encrassées sont associées à une productivité inférieure. Les équipements propres durent plus longtemps et nécessitent moins de maintenance. Ils contribuent également à créer un environnement de travail plus agréable pour les employés.
4. Standardiser – Il est important de définir une structure et des directives pour maintenir un lieu de travail propre et bien organisé. Des règles et des instructions doivent être mises en place pour que tout le monde puisse suivre les mêmes procédures plus facilement.
Ces standards doivent être visibles et compréhensibles. Par conséquent, n’hésitez pas à utiliser des tableaux de bord, des posters ou des brochures avec des photos Avant / Apres pour communiquer auprès de l’ensemble des employés.
Un code couleur simple permettra de véhiculer ces standards et de facilement prévenir les risques ou de rendre visible les choses indésirables.
5. Respecter – Cette étape est surement la plus importante. Le processus ne peut pas être unique, mais doit être maintenu pour que vous puissiez bénéficier continuellement des avantages de cette méthode.
Vous devez à présent mettre à contribution tous ceux qui n’avaient pas été impliqué durant les premières étapes. Il vous faut former votre équipe managériale et vos employés. Prévoyez des guides de formations à distribuer en fin de session.
Ensuite, les réunions hebdomadaires ou mensuelles, selon vos besoins, vous permettront de faire le point sur le développement de la méthode 5S et sur les résultats. Il est important d’avoir des Indicateurs de Performance Clés (KPI) bien définis.
Pensez à organiser des compétitions entre les différents services pour motiver toutes vos équipes à l’accomplissement des objectifs.
Effectuer des visites surprises de contrôles permet de superviser l’application des standards. Celles-ci doivent être positives afin d’encourager les employés. Par conséquent les contrôleurs doivent repérer et féliciter les points forts des différents acteurs. Les points faibles doivent être abordés en fin de visite de manière constructive.
Enfin, mettez à jour vos standards. La méthode 5S est flexible et évoluera avec le temps et vos besoins.
Quels outils pour de meilleurs résultats ?
Il existe plusieurs outils qui peuvent réellement vous aider à mettre en œuvre la méthode 5S et à en tirer parti plus rapidement. Parmi eux, le ruban adhésif.
En effet, le marquage au sol est une étape essentielle pour l’organisation et la délimitation des espaces dans des usines, des entrepôts ou des bâtiments publics. Facile et rapide à poser, le ruban adhésif permet de créer des voies de circulation, d’indiquer l’emplacement des palettes ou des véhicules ainsi que des zones à risques.
Disponible dans une large gamme de couleurs, notre ruban de marquage au sol AT8 s’adapte parfaitement à votre système de code couleur et permet d’augmenter la visibilité de vos différentes zones. Pour une performance durable, notre AT8 est résistant au passage, à l’eau et aux UV.
Voici ci-dessous des exemples d’utilisations :
Nous espérons que vous trouverez ce guide utile si vous envisagez d’utiliser la méthode 5S sur votre lieu de travail ! Si vous avez des questions concernant le marquage au sol ou tout autre type de ruban adhésif pouvant être utiles au processus de votre organisation, n’hésitez pas à nous contacter.
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